100 praktische tips voor een bestuurlijke rapportage

Dan is het nu tijd voor de 100 praktische tips voor het uitwerken van een bestuurlijke rapportage:

Tip 1: Beschrijf alleen wat je zelf hebt waargenomen of vastgesteld. Vermijd meningen, interpretaties of beschuldigingen.

Tip 2: Schrijf begrijpelijk en gebruik korte, heldere zinnen. Vermijd vaktaal, of leg het uit bij eerste gebruik.

Tip 3: Noteer alle relevante gegevens: wie, wat, waar, wanneer, waarmee en hoe vaak. Laat niets belangrijks weg.

Tip 4: Werk volgens een vaste volgorde: aanleiding, bevindingen, conclusie. Dit helpt anderen jouw rapport te begrijpen.

Tip 5: Vermeld exact de datum, het tijdstip en de plek van de controle of overtreding. Maak onderscheid tussen eigen waarneming en informatie van derden: Noteer wie wat heeft verklaard, en wat jij zelf hebt gezien of gemeten.

Tip 6: Zet bij elk feit of detail of het komt uit een eigen waarneming, verklaring of bijvoorbeeld een politierapport.

Tip 7: Citeer uitspraken van betrokkenen tussen aanhalingstekens, liefst woordelijk.

Tip 8: Wees consistent in naamgebruik: gebruik dezelfde termen voor personen, panden en situaties binnen je bestuurlijke rapportage.

Tip 9: Maak gebruik van de processtappen van een signaal voor een mogelijke bestuurlijke rapportage tot de bestuurlijke aanpak. Hierbij de zeven processtappen:

• Stap 1: Van aanleiding naar probleemstelling. En check of je gegevens mag delen.
• Stap 2: Strategische keuze maken (behoefte, beleid van actoren, effectiviteit, politieke sensibiliteit) en informele afstemming met interne en externe partners
• Stap 3: Doel van de bestuurlijke rapportage. Bijvoorbeeld: wat kun je hiermee bereiken gericht op aansluiten op beleid en aanpak. Het delen van een (nieuwe) trend of signaal dat niet bekend is bij het lokale bestuur
• Stap 4: Daadwerkelijke feitelijke beschrijving van het signaal eventueel onderbouwd aan de hand verdiepende analyse vanuit eigen expertise en maatschappelijke urgentie
• Stap 5: Formuleren aanbevelingen en bestuurlijke aangrijpingspunten
• Stap 6: Afstemming intern en extern tot daadwerkelijk aanbieden van de bestuurlijke rapportage
• Stap 7: Evaluatie en bestuurlijke aanpak

Tip 10: Rapporteer in de bestuurlijke rapportage op ambtseed of ambtsbelofte (indien van toepassing). Sluit af met je handtekening en ambtseed voor extra bewijskracht.

Tip 11: Voeg foto’s, meetrapporten of plattegronden toe. Verwijs ernaar in de tekst (zie product x). Geef een feitelijke duiding bij de producten, vermeld datum, opsteller en of maker etc..

Tip 12: Laat een collega meelezen en of jurist, bestuurskundige. Vier ogen zien meer dan twee.

Tip 13: voeg relevante bijlagen toe, denk aan processen-verbaal, klachten, geluidsmetingen, vergunningen of correspondentie.

Tip 14: Leg afwezigheid van zaken vast. Bijvoorbeeld: “Er waren geen brandblussers aanwezig in het pand of personeel of beheerder was niet aanwezig”

Tip 15: Gebruik chronologie, zet de tekst in de chronische volgorde. Geef gebeurtenissen weer in de volgorde waarin ze plaatsvonden. Dat helpt in leesvriendelijkheid en geeft overzicht en structuur.

Tip 16: Benoem recidive in de bestuurlijke rapportage. Noteer eerdere waarschuwingen of handhaving. Dit helpt bij de beoordeling van herhaling of opzet. En benoem wat er is gedaan om recidive te voorkomen in feiten.

Tip 17: Vermeld bijzondere omstandigheden: Als er bijvoorbeeld kinderen inwonen of een zieke bewoner is, meld dit.

Tip 18: Jij doet de waarneming(-en) voor een bestuurlijke rapportage. Het bestuursorgaan trekt het juridische oordeel.

Tip 19: Voorkom knip-en-plakfouten in de bestuurlijke rapportage. Werk niet met oude teksten zonder deze goed te controleren en actualiseren.

Tip 20: Verwijs naar de juiste wet of regeling in de bestuurlijke rapportage. Noem bij elke overtreding het exacte wetsartikel.

Tip 21: Wees nauwkeurig bij meerdere overtredingen. Splits die uit en geef ze elk een eigen beschrijving op basis van de waarnemingen of analyse.

Tip 22: Gebruik actuele wetgeving en terminologie. Het is opmerkelijk hoeveel gedateerde wetgeving terugkomt in een bestuurlijke rapportage.

Tip 23: Check bevoegd gezag. Controleer of het juiste bestuursorgaan bevoegd is om op te treden en motiveer dit ook in de bestuurlijke rapportage.

Tip 24: Formuleer sancties juridisch juist in de bestuurlijke rapportage. Gebruik ‘last onder dwangsom’ of ‘bestuursdwang’ correct.

Tip 25: Noem het rechtsgevolg niet zelf als toezichthouder. Schrijf niet “Pand dient gesloten te worden”. Vermeld alleen je bevindingen. Het besluit is aan het bestuursorgaan.

Tip 26: Controleer op bevoegdheid tot handhaving. Zijn er APV-bepalingen, beleidsregels of vergunningsvoorwaarden overtreden? Benoem dit en maak een concrete verwijzing in de bestuurlijke rapportage.

Tip 27: Pas op met persoonsgegevens. Verwerk alleen gegevens die nodig zijn. Houd je aan de AVG.

Tip 28: Noteer of legalisatie mogelijk is. Vermeld of er een vergunning is aangevraagd of verleend, of dat dit is uitgesloten.

Tip 29: Let op het legaliteitsbeginsel. Alleen handhaven bij een geldige wettelijke grondslag. Verwijs daar ook naar in de bestuurlijke rapportage.

Tip 30: Documenteer het hele proces. Van melding tot controle tot hoor en wederhoor,  noteer elke stap. Je kunt dit eventueel later als bijlage bij de bestuurlijke rapportage zelf voegen.

Tip 31: Hoorplicht respecteren. Vermeld of de overtreder gelegenheid heeft gehad zijn mening te geven in de bestuurlijke rapportage.

Tip 32: Motivering voor spoed of afwijken bij de hoorplicht. Bij een spoedsluiting: leg uit waarom het horen niet kon wachten en vermeld dit in de bestuurlijke rapportage.

Tip 33: Leg begunstigingstermijnen uit. Bijvoorbeeld: “Er is 4 weken gegeven om het bouwwerk te verwijderen, motivering…” Vermeld dit ook uitgebreid in de bestuurlijke rapportage.

Tip 34: Beschrijf hoe de overtreding beëindigd dient te worden. Motiveer dit in de bestuurlijke rapportage.

Tip 35: Formuleer lasten concreet. Zorg dat voor de overtreder duidelijk is wat moet gebeuren en wanneer. Vermeld dit ook in de bestuurlijke rapportage.

Tip 36: Geef context bij overlast of ordeverstoring weer. Bijvoorbeeld: “Er zijn 18 meldingen van buren ontvangen sinds januari.” En geef een duidelijke duiding van de aard en omvang van deze individuele meldingen.

Tip 37: Gebruik politiegegevens met bronvermelding, bijvoorbeeld het BVH-nummer van het proces-verbaal. Voeg het proces-verbaal eventueel als bijlage toe.

Tip 38: Let op belangen derden. Noteer bijvoorbeeld klachten van omwonenden of effect op de leefomgeving en vermeld dit in de bestuurlijke rapportage.

Tip 39: Benoem economisch voordeel bij overtreding.  Bijvoorbeeld “Het illegale terras levert extra omzet op.” Benoem het aantal bezoekers et cetera.

Tip 40: Toets noodzaak van maatregel. Is een lichtere aanpak mogelijk? Benoem waarom wel of niet.

Tip 41: Wees alert op bijzondere situaties, zoals woonrecht.

Tip 42: Sluit af met een heldere conclusie. Vat samen wat je hebt vastgesteld en verwijs kort naar relevante feiten en normen.

Tip 43: Beschrijf drugsbevindingen precies. Vermeld soort, hoeveelheid, verpakking, vindplaats in het pand en eventuele gebruiksartikelen (weegschaal, zakjes, contant geld).

Tip 44: Geef indicaties voor handel aan: Noteer aanloop, verklaringen van kopers of bewoners, en aanwijzingen dat het pand voor verkoop of opslag wordt gebruikt.

Tip 45: Geef locatie van de drugs in het pand exact aan. Drugs in de woonkamer of in een verborgen ruimte? Dit maakt uit voor de vraag of de bewoner ervan wist.

Tip 46: Leg verklaringen van bewoners vast. Bijvoorbeeld: “De bewoner zegt van niets te weten, maar de drugs lagen zichtbaar op de keukentafel.”

Tip 47: Vermeld bijzondere omstandigheden in de woning. Kinderen, kwetsbare personen of zorgbehoefte kunnen invloed hebben op de evenredigheid van sluiting. Benoem ook concreet de kwetsbaarheid. Denk bij kinderen ook aan het beschrijven van het gezag.

Tip 48: Ondersteun noodzaak tot sluiting. Benoem overlast, dreiging voor de omgeving of meldingen van buurtbewoners. Gebruik de perspectieven: gezondheid, veiligheid en welzijn.

Tip 49: Verwijs naar lokaal beleid, bijvoorbeeld het Damoclesbeleid of Wet aanpak woonoverlast. Dit maakt duidelijk dat de maatregel past binnen een vaste lijn, wat juridisch belangrijk is.

Tip 50: Benoem of een waarschuwing is gegeven of waarom niet. Dit laat zien dat is nagedacht over een passende aanpak en beschrijf dit zorgvuldig en motiverend op in de bestuurlijke rapportage.

Tip 51: Benoem de locatie van de constateringen. Er kan ook een gedeeltelijke sluiting voortvloeien, motiveer dan of een gedeeltelijke sluiting uitvoerbaar is of niet. Bijvoorbeeld alleen een schuur, bijgebouw of bedrijfsruimte of opslagruimte bij een bedrijfswoning of boerderij.

Tip 52: Omschrijf de overtreding helder. Wat is precies in strijd met welke wettelijke norm? Formuleer de herstelmaatregel concreet. Benoem welk resultaat behaald moet worden, niet alleen ‘breng in overeenstemming met regels’ vermelden in de bestuurlijke rapportage.

Tip 53: Controleer of vergunningplicht geldt. Leg uit waarom de activiteit niet vergunningsvrij is en verwijs naar het vergunningsstelsel welke van toepassing is in de bestuurlijke rapportage.

Tip 54: Noteer klachten van omwonenden. Dit ondersteunt het handhavingsbelang en kan meewegen in de afweging. Eventuele verklaringen van omwonenden kun je als bijlage toevoegen.

Tip 55: Beschrijf de Alcoholwet overtredingen feitelijk en volledig. Bijvoorbeeld: datum, tijd, locatie, leeftijd koper, soort drank.

Tip 56: Noteer bewijsmiddelen bij alcoholcontrole, zoals identiteitsbewijs, aankoopbewijs of inzet mystery guest.

Tip 57: Vermeld of eerder overtredingen zijn vastgesteld. Dit beïnvloedt zwaarte en herhaling van de maatregel.

Tip 58: Leg de inspanning van ondernemer vast in de bestuurlijke rapportage. Zoals cursussen te hebben gevolgd of aangescherpt beleid na eerdere overtreding en hoe deze tot uiting komen in de praktijk.

Tip 59: Leg ernstig en herhaald gedrag bij woonoverlast goed vast. De maatregel moet goed onderbouwd zijn.

Tip 60: De gedragsaanwijzing dient helder en meetbaar te zijn. Bijvoorbeeld: tussen 22:00 en 07:00 uur geen muziek boven 45 dB.

Tip 61: Zorg voor een heldere conclusie. Geef kort aan wat is geconstateerd en waarom dit een overtreding is.

Tip 62: Documenteer alle vervolgstappen en controles. Bijvoorbeeld: hercontrole vindt plaats op 15 juni. Maak van de vervolgstappen een aanvullende bestuurlijke rapportage.

Tip 63: Check alle gegevens voor opsturen van de bestuurlijke rapportage. Namen, adressen, data en wetsartikelen moeten feitelijk kloppen.

Tip 64: Wees bewust van de rol van de bestuurlijke rapportage bij bezwaar en/of beroep. De bestuurlijke rapportage is vaak het fundament onder het bestuursbesluit. Hoe sterker jouw rapport, hoe steviger het besluit in bezwaar of dat het bij de rechter standhoudt.

Tip 65: Houd de tekst leesbaar en toegankelijk.

Tip 66: Beperk elke alinea tot één hoofdgedachte. Behandel per alinea één (sub)thema en zorg voor samenhang met de voorgaande tekst.

Tip 67: Gebruik verbindingswoorden voor samenhang. Zoals: dus, daarom, doordat, omdat, echter, enerzijds/anderzijds, met andere woorden, ten slotte.

Tip 68: Gebruik verwijzingswoorden en herhaling. Laat woorden of zinsdelen uit eerdere zinnen terugkomen om samenhang te versterken.

Tip 69: Maak gebruik van opsommingen in lopende tekst. Bijvoorbeeld: allereerst, vervolgens, daarna, tot slot, uiteindelijk.

Tip 70: Spreek de lezer aan waar nodig. Bijvoorbeeld met formuleringen als: u kunt dit als volgt aanpakken.

Tip 71: Wees strategisch en onderbouw je tekst met feiten in de bestuurlijke rapportage. Verwijs naar beleidskaders, politiegegevens of andere bronnen en onderbouw je signalen met analyse.

Tip 72: Let op de lay-out voor betere leesbaarheid. Denk aan: witruimte, kopjes, lettertype, lettergrootte en opsommingstekens.

Tip 73: Welke maatschappelijke problemen spelen er en worden door bestuurlijke maatregelen mogelijk opgelost, verminderd of voorkomen? Wanneer het maatschappelijk probleem bij de ontvanger bekend mag worden verondersteld, kunnen de algemene teksten weggelaten worden.

Tip 74: Geef casusgerichte informatie over het maatschappelijke probleem, zoals de kwetsbaarheid van de wijk waarin de bevindingen hebben plaatsgevonden.

Tip 75: Benoem bestuurlijke maatregelen helder en onderbouw waarom ze passend zijn. Leg uit op basis van welk artikel een maatregel wordt genomen en waarom die nodig is in de specifieke situatie, bijvoorbeeld vanwege de ernst en herhaling van de overtreding of de impact op de buurt.

Tip 76: Controleer of alle informatieplichtige feiten zijn gemeld door de betrokkene. Let op zaken zoals niet opgegeven (illegale) werkzaamheden, verzwegen verblijf in het buitenland of onjuiste persoonsgegevens, dit zijn veelvoorkomende meldplichtovertredingen.

Tip 77: Gebruik geen juridische taal uit een proces-verbaal, maar een bestuurlijk-neutrale toon.

Tip 78: Zorg dat je conclusie meer is dan een samenvatting, onderbouw een helder oordeel op basis van feiten. Dit betekent dat je beschrijvend en objectief samenvat wat is geconstateerd (bijvoorbeeld een overtreding of risico), en dat je uitlegt wat het effect hiervan is, welk risico het oplevert, en tegen welke regelgeving dit indruist.

Tip 79: Begin bij de lezer, bepaal eerst wie je lezer is en wat die nodig heeft. Voordat je ook maar één woord opschrijft, moet je helder hebben wie de ontvanger is, wat zijn of haar functie is, en wat hij of zij moet doen met jouw informatie (bijvoorbeeld signaleren, analyseren of beoordelen).

Tip 80: Werk in duidelijke stappen: van steekwoorden naar uitgewerkte tekst. Gebruik eerst steekwoorden en overzichtelijke alinea’s met koppen om structuur aan te brengen. Pas daarna werk je het concept uit tot een volledige tekst met inleiding, samenvatting en conclusie.

Tip 81: Schrijf helder, logisch en vanuit de kop naar de staart. Zorg voor een lezergerichte stijl. Sluit af met concrete conclusies of adviezen die logisch voortkomen uit je bevindingen.

Tip 82: Beschrijf de aanleiding concreet en feitelijk, zonder interpretatie. Noem specifieke momenten, controles of meldingen en vermijd vaagheden zoals ‘er zijn klachten binnengekomen’.

Tip 83: Formuleer het doel van de rapportage SMART en duidelijk zichtbaar. Een goed doel is Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Dit voorkomt verwarring bij de lezer en verhoogt de effectiviteit van je boodschap.

Tip 84: Houd de structuur herkenbaar met kopjes zoals ‘Aanleiding’, ‘Doel’, en ‘Bevindingen’. Gebruik vaste onderdelen en duidelijke tussenkopjes. Een consistente structuur helpt ook om niets belangrijks te vergeten en versnelt het lezen en beoordelen.

Tip 85: Benoem juridische grondslagen duidelijk en op de juiste plaats. Als je verwijst naar regelgeving of juridische kaders (zoals de Opiumwet of de Woningwet), doe dit dan bij voorkeur in het onderdeel waar je maatregelen of conclusies bespreekt. Vermeld ook het exacte artikelnummer.

Tip 86: Verbind het probleem met het maatschappelijk belang. Laat zien waarom het probleem niet alleen een individuele zaak is, maar impact heeft op de buurt of samenleving. Bijvoorbeeld: “De situatie leidt tot gevoelens van onveiligheid in de wijk en overlast voor omwonenden.”

Tip 87: Benoem kwetsbaarheden van de wijk of doelgroep. Maak duidelijk waarom juist op deze plek of bij deze groep extra bestuurlijke aandacht nodig is. Denk aan hoge overlastdruk, lage sociale cohesie of eerdere incidenten.

Tip 88: Noem het effect op de leefbaarheid. Beschrijf wat het probleem concreet betekent voor de woon- of werkomgeving. Bijvoorbeeld: “Meerdere buren hebben aangegeven zich niet veilig te voelen door de toegenomen drugsactiviteit.”

Tip 89: Laat zien dat de aanpak past binnen breder beleid. Koppel het probleem aan een bestaand gemeentelijk of regionaal veiligheidsplan, zodat duidelijk is dat jouw rapportage een schakel vormt in een grotere aanpak.

Tip 90: Schrijf bevindingen helder, feitelijk en chronologisch. Beschrijf wie wat wanneer heeft geconstateerd, en houd het bij controleerbare waarnemingen. Gebruik dus bijvoorbeeld: “Op 14 maart 2025 is geconstateerd dat…”

Tip 91: Gebruik meerdere bronnen ter onderbouwing. Verwijs naar waarnemingen, politiegegevens, meldingen, BRP-gegevens of toezichtsrapporten.

Tip 92: Benoem hoeveel last er is ervaren. Geef aan hoe vaak het voorkomt, hoe ernstig het is en welke vormen van overlast of risico’s zijn vastgesteld. Bijvoorbeeld: geluidsoverlast, drugshandel, geweld, verloedering.

Tip 93: Beschrijf of en hoe het probleem in stand wordt gehouden. Geef aan wat er tot nu toe is gebeurd en waarom dat niet voldoende is gebleken. Bijvoorbeeld: “Ondanks eerdere waarschuwingen bleef de situatie ongewijzigd.”

Tip 94: Formuleer de aanleiding duidelijk en zakelijk. Vermijd vage omschrijvingen als ‘naar aanleiding van signalen’. Wees specifiek: “De aanleiding voor dit rapport is een controlebezoek van 12 april 2025 waarbij X is vastgesteld.”

Tip 95: Koppel de aanleiding aan het grotere probleem. Laat zien dat wat er is geconstateerd niet op zichzelf staat, maar past in een patroon of een groter risico. Bijvoorbeeld: “Deze bevinding sluit aan bij eerdere meldingen en past binnen het patroon van overlast in deze wijk.”

Tip 96: Formuleer aanbevelingen die realistisch en uitvoerbaar zijn. Houd rekening met de beschikbare tijd, capaciteit en het budget van de organisatie die de maatregel moet uitvoeren. Vermijd aanbevelingen die in de praktijk niet haalbaar zijn.

Tip 97: Maak aanbevelingen specifiek, geen open deuren. In plaats van te schrijven ‘zet in op toezicht’, kun je beter aangeven: “Overweeg het inzetten van extra toezicht op vrijdagavonden tussen 20:00-02:00 uur vanwege piekmomenten in overlast.” Hiermee help je het bestuur of de ontvanger echt verder.

Tip 98: Wees terughoudend met politiek gevoelige suggesties. Wanneer onderwerpen politiek of maatschappelijk gevoelig liggen (zoals woningontruiming of handhaven op kwetsbare doelgroepen), is het belangrijk niet te sturend te adviseren.

Tip 99: Onderbouw elke aanbeveling met feiten en waarnemingen uit de rapportage. Een aanbeveling krijgt pas kracht als duidelijk is waarop deze gebaseerd is. Laat dus zien welke bevindingen of risico’s aanleiding geven tot jouw advies. Bijvoorbeeld: “Vanwege structurele overlast in combinatie met eerdere waarschuwingen, ligt toepassing van maatregel X voor de hand.”

Tip 100: Rond de rapportage professioneel af met een oproep tot reactie en heldere verwijzingen. Vraag expliciet om een reactie op de rapportage en verwijs naar eventuele bijlagen.